En la era digital, para satisfacer, fidelizar y atraer clientes, las empresas deben poner los ojos en la evolución y la automatización de procesos. Respondiendo a esto, ICONTEC y GerentedeNegocios.com trabaron conjuntamente para la transformación digital en los procesos de afiliaciones.

 

Por: Ricardo Lozano, director de GerentedeNegocios.com

La tecnología revolucionó el mundo. Hoy, las empresas tienen a su disposición cientos de herramientas que prometen ayudarlos a cumplir sus objetivos de negocio. El reto es identificar la herramienta adecuada, saber cómo funciona e integrarla a una estrategia. Lo que no tiene perdón, en esta época casi de androides y ovejas eléctricas, es hacerse “el de la vista gorda” ante las oportunidades que brinda la tecnología.

La automatización juega un papel clave en la resolución de los requisitos de las empresas y les permite trabajar de manera más inteligente, rápida y eficiente. Por eso, los clientes buscan tecnologías pioneras con una arquitectura moderna y abierta y nuevos datos de nuevas conexiones. Automatizar procesos, como el registro o afiliación a una organización, permite ofrecer una relación personalizada, ahorrar tiempo, realizar un mejor seguimiento y análisis de procesos y aumentar la productividad. Así lo entendió el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC.

El desafío

En el proceso de reinventarse para ofrecer un mejor servicio a sus clientes, desde la dirección de relaciones corporativas, ICONTEC inicio un proceso de restructuración, que incluye refrescar su imagen y dar paso a la transformación digital con el objetivo de mantenerse relevante. Como parte de esto, hicieron un mapa del proceso de afiliaciones y encontraron que su desarrollo, de principio a fin, tardaba cerca de 43 días, lo que implicaba la intervención de diferentes áreas y la recolección de documentos de forma manual, con un seguimiento no centralizado del proceso.

A partir de este diagnóstico, el equipo de la mesa de ayuda de TeAcompañamos trabajó de cerca con el cliente para identificar los puntos que se podían hacer en formatos digitales y automatizar, con lo cual lograron reducir el proceso a 15 días.

Pasar a la acción

Teniendo claro los objetivos de su restructuración, y con el cliente en el centro de la estrategia, ICONTEC de paso a la implementación de DATAELLA, proporcionada por Gerentedenegocios.com. esta SUITE permitió instalar funcionalidades como portal de registro de usuarios, motor de gestión documental, Bots de automatización, canales de comunicación y tableros de control.

Logros

A través de la plataforma de afiliación, ICONTEC establece una matriz de comunicación que le permite tener contacto cercano con los clientes y permanecer conectados a través del envío de correos y notificaciones.

1. Desde el portal de ICONTEC, el cliente inicia su proceso, hace un registro y demuestra su interés en vincularse.
2. El portal permite al cliente diligenciar los formatos de los formularios en línea, descargarlos para firma y subirlos nuevamente.
3. Al completar los requisitos, el área administrativa es notificada para comenzar el proceso de revisión de documentación. En el caso de no cumplir con los requisitos, el usuario será notificado para su corrección. Si todos los documentos están en orden, este proceso es traspasado al área comercial para que pueda adjuntar al sistema una propuesta económica al cliente, la cual envía por correo electrónico.
4. Al recibir la propuesta, el cliente debe dar su aceptación firmarla y cargarla al sistema, lo que automáticamente hace que el sistema notifique al área directiva para la aprobación de la vinculación del usuario.
5. Si el cliente es aprobado, cambia de estado en la plataforma y el área de contabilidad toma el proceso, para generar la factura correspondiente y ser enviada al cliente.
6. Al realizar el pago, el cliente adjunta el documento al sistema para realizar los tramites internos de su vinculación y poder dar la ¡BIENVENIDA A ICONTEC!

Sobre Icontec

​Creada en 1963, ICONTEC es una organización que se encarga de responder a las necesidades de los diferentes sectores económicos, a través de servicios que contribuyen al desarrollo y competitividad de las organizaciones, mediante la confianza que se genera en sus productos y servicios. Presta los servicios de Normalización (en Colombia), Educación, Consulta y venta de Normas y Publicaciones, entre otros.

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"Logramos reducir el tiempo en el proceso de la afiliación. Esto va directamente relacionado con la promesa de valor de mejorar la experiencia del cliente”